退職者などoviceの利用を終了したユーザーがいる場合は、ご利用プランごとに以下の操作を実施してください。
目的別の操作方法
「ユーザーを削除する」には、目的によって異なる操作があります。oviceアカウントを削除しなくても、本記事の手順でスペースへのアクセスや課金対象から外すことができます。
| やりたいこと | 操作 | 操作できるユーザー | 反映 |
|---|---|---|---|
| スペースに入れないようにしたい | アクセス許可から削除、またはブロックリストへ追加 | 組織オーナー／管理者 | 即時 |
| 課金対象（組織ユーザー数）から外したい | 組織ユーザーから削除 （組織内すべてのスペースでゲスト権限に切り替わります） |
組織オーナー | 即時 |
| ユーザーリストに表示させたくない | 上記の操作でゲスト権限になると、自動で非表示化 | ― | スペースのユーザーリスト：即時 管理画面のユーザーリスト：最終オンラインから1ヶ月後 |
| oviceアカウントそのものを削除したい | 弊社サポートへ依頼（アカウント削除） | ご本人／スペース管理者 | 依頼から約2週間 |
※アカウント認証の取り消しは、ご本人に再認証を求める操作です。組織ユーザー数は減りません。
Business・Business Starter・Teamプラン
これらのプランはユーザー数に応じた料金体系のため、必須項目（スペースへのアクセス制限、組織オーナーからの削除、課金対象ユーザーからの削除）を必ずご確認ください。
操作可能なユーザー権限
組織オーナー
対応手順
1. スペースへのアクセス制限（必須）
組織配下の全てのスペースのアクセス許可から対象者を削除してください。またはブロックリストに追加してください。（アクセス許可を利用していないスペースでは対応不要です。）
※パブリックスペースでは、ゲスト権限のユーザーも来訪者として入室できます。入室を防ぐ場合はブロックリストに追加してください。
2. 自席の割り当て解除
対象者にスペース内の自席が設定されている場合は、以下の手順で割り当てを解除してください。
- スペースヘッダーの三本マークをクリックし、「スペース」タブを選択
※組織オーナーではない場合、タブ選択は不要です。 - 「スペースをカスタマイズ」＞「自席管理」をクリック
- 対象ユーザーを選択、またはユーザー名やメールアドレスで検索
- 対象ユーザーの削除ボタンをクリック
※組織ユーザーから削除すると、自席は自席管理の一覧に表示されなくなり、解除できなくなります。自席の設定は残るため、あとでメンバー権限に戻すと再び表示されます。必ずステップ4の前に解除してください。
3. 組織オーナーからの削除（必須）
対象者が組織オーナーであった場合は、組織オーナー権限を削除してください。
4. 課金対象ユーザーからの削除（必須）
組織ユーザー（課金対象）リストから対象者を削除してください。
※組織ユーザーから削除しても、対象者がメンバー権限でアクセス許可されたスペースへアクセスすると組織ユーザーに再度追加されてしまいます。そのため必ずステップ1を先に行い、各スペースへのアクセスを制限した後に本ステップを実施してください。
5. スペースのユーザーリストからの非表示化
自動的に非表示化されるため対応は必要ありません。ステップ4を完了すると、組織配下の全てのスペースで対象者の権限はゲストに切り替わります。それに伴い、各ユーザーリストから以下の通り対象者が非表示化されます。
- スペースのユーザーリスト：即時非表示化されます。
- 管理画面のユーザーリスト：最終オンラインから1ヶ月経過すると非表示化されます。
6. アカウント削除
以下の方法で代理ユーザーの方より削除希望者の情報をご連絡ください。
アカウント削除
SSOを利用している場合
SAML認証（SCIMなし）
IdP側でユーザーの割り当てを解除しても、oviceの組織ユーザーやスペースの権限は変わりません。上記の対応手順を実施してください。
Microsoft Entra IDでアプリの割り当てを解除したり、サインインをブロックしたりしても、ovice側は変わりません。Entra IDでユーザーを削除すると、30日後（完全に削除された時点）にoviceへ削除が通知され、その日の23:50（日本時間）に以下が行われます。
- 組織内すべてのスペースで権限をゲストに変更
- 組織ユーザー（課金対象）から削除
- プロフィール情報の消去
すぐに反映したい場合は、Entra IDの「削除されたユーザー」から対象者を完全に削除するか、上記の対応手順でovice側を操作してください。
※アプリの割り当てを解除した後にEntra IDでユーザーを削除した場合、oviceへ削除が通知されません。上記の対応手順でovice側を操作してください。
Entry-S・Entry-M・旧プラン
利用を終了したユーザーの管理は必要に応じて実施してください。
操作可能なユーザー権限
管理者
対応手順
1. 自席の割り当て解除
対象者にスペース内の自席が設定されている場合は、以下の手順で割り当てを解除してください。
- スペースヘッダーの三本マークをクリックし、「スペース」タブを選択
※組織オーナーではない場合、タブ選択は不要です。 - 「スペースをカスタマイズ」＞「自席管理」をクリック
- 対象ユーザーを選択、またはユーザー名やメールアドレスで検索
- 対象ユーザーの削除ボタンをクリック
※ゲスト権限に変更すると、自席は自席管理の一覧に表示されなくなり、解除できなくなります。必ずステップ2の前に解除してください。
2. スペースへのアクセス制限
アクセス許可から対象者を削除してください。またはブロックリストに追加してください。
アクセス許可を利用していないスペースの場合、ユーザーリストにて対象者を「ゲスト」権限に変更してください。
※パブリックスペースでは、ゲスト権限のユーザーも来訪者として入室できます。入室を防ぐ場合はブロックリストに追加してください。
3. スペースのユーザーリストからの非表示化
ユーザーリストにて対象者をゲスト権限に変更すると、各ユーザーリストから以下の通り対象者が非表示化されます。
- スペースのユーザーリスト：即時非表示化されます。
- 管理画面のユーザーリスト：最終オンラインから1ヶ月経過すると非表示化されます。
4. アカウント削除
以下の方法で代理ユーザーの方より削除希望者の情報をご連絡ください。
アカウント削除
Freeプラン
Freeプランではアクセス許可・ブロックリストを利用できないため、ユーザーリストで権限を変更します。
操作可能なユーザー権限
管理者
対応手順
1. 自席の割り当て解除
対象者にスペース内の自席が設定されている場合は、以下の手順で割り当てを解除してください。
- スペースヘッダーの三本マークをクリックし、「スペース」タブを選択
※組織オーナーではない場合、タブ選択は不要です。 - 「スペースをカスタマイズ」＞「自席管理」をクリック
- 対象ユーザーを選択、またはユーザー名やメールアドレスで検索
- 対象ユーザーの削除ボタンをクリック
※ゲスト権限に変更すると、自席は自席管理の一覧に表示されなくなり、解除できなくなります。必ずステップ2の前に解除してください。
2. ゲスト権限への変更
ユーザーリストにて対象者を「ゲスト」権限に変更してください。
- プライベートスペース：ゲスト権限のユーザーはそのまま入室できず、入室リクエスト（承認待ち）になります。承認しなければ入室できません。
- パブリックスペース：ゲスト権限のユーザーも、入室時に来訪者に切り替わり入室できます。ゲスト権限への変更では入室を防げません。
3. スペースのユーザーリストからの非表示化
ゲスト権限に変更すると、各ユーザーリストから以下の通り対象者が非表示化されます。
- スペースのユーザーリスト：即時非表示化されます。
- 管理画面のユーザーリスト：最終オンラインから1ヶ月経過すると非表示化されます。
4. アカウント削除
以下の方法で代理ユーザーの方より削除希望者の情報をご連絡ください。
アカウント削除
Tips
Freeプランで「枠」を空けたい場合
| 枠 | 空ける方法 |
|---|---|
| 管理者（1名まで） | 既存の管理者をメンバー以下の権限に変更 |
| 同時に利用できる人数 | 在室中のユーザーが退室すると空きます。ユーザーを削除しても空きません。 |
管理者がユーザーのパスワードを変更できるか
管理者がほかのユーザーのパスワードを変更・リセットすることはできません。パスワードのリセットはご本人が行ってください。管理者は、組織ユーザー管理から「アカウント認証の取り消し」「2要素認証のリセット」「組織ユーザーの削除」を行えます。