会議室/サイレントルーム

会議室とは

会議室は、スペースに音声の届かない個室環境で会話を行うことができるため、機密情報、プライベートな情報を扱う会議に最適です。利用中の会議室には鍵をかけたり、事前予約を行うことも可能です。

会議室内では、以下の機能を利用できます。

画面共有とビデオは同時に表示させることが可能です。画面共有とビデオの表示は8:2の割合で表示されます。

 

サイレントルームとは

サイレントルームは、作業専用の部屋を指します。マイク、カメラ、画面共有等の機能は利用できません。また事前予約や、部屋に鍵をかけることもできません。チャットの送受信は可能です。



ルームへの入室

1. スペース上の会議室をクリック

Screenshot 2023-09-05 at 3.11.28 PM.png

2. オーディオ設定を確認し、「マイクOFFまたはONで入室」をクリック(会議室のみ)

Screenshot 2023-12-18 at 8.34.29 am.png

※この画面で変更した内容は、個人設定のオーディオ設定へも反映されます。
オーディオ設定
※会議室内のユーザーへは入室したことが通知されます。

Screenshot 2023-08-10 at 9.40.19 AM.png

 

ルームのロック(会議室のみ)

右下のコントロールツールバーにある鍵ボタンをクリックします。

Screenshot 2023-09-25 at 10.50.04 AM 2.png

  • 鍵をかけることで、第三者の意図せぬ入室を防ぐことができます。
  • ロックの解除は鍵ボタンを再度クリックします。
  • 管理者が遠隔でロックやロック解除を行うことが可能です。
    ルームのスペアキー操作

 

ルームが満室である場合

「This room is full!」と表示され、入室することができません。

Screenshot 2023-09-05 at 3.16.56 PM.png

 

会議室がロックされている場合

会議に参加したい場合は、会議室への入室リクエストを行います。

Screenshot 2024-02-15 at 3.25.09 pm.png

参加したいユーザーによる操作

1. 該当の会議室をクリック

2. オーディオ設定を確認し、「マイクOFFまたはONで入室」をクリック

3. 参加リクエストに対し「リクエスト」を選択

 

会議室内のユーザーによる操作

1. 通知音とともに画面右上に表示されるメッセージを確認

2. 60秒以内に「許可」または「拒否」を選択

Screenshot 2024-02-15 at 10.58.40 am.png

 

ルームからの退室

1. コントロールツールバーの「退室」ボタンをクリック(またはESCキーを押下)

Screenshot 2023-09-25 at 10.50.04 AM.png

2. 確認画面にて「退室」をクリック

自席ロケーションを設定している場合 退室後は自席に戻ります。
自席ロケーションを設定していない場合 退室後はルーム付近に戻ります。


※サイレントルームのみ、オープンスペースをクリックすることでも退室が可能です。

 

会議室のURL取得

会議室のURLを取得します。

1. 会議室右上の三点マークをクリック

2. 「会議室のURLをコピー」をクリック

Screenshot 2023-09-05 at 3.23.17 PM.png

この操作で取得するリンクは、oviceアカウントへログイン済み、かつスペースへのアクセス権限を持つユーザーがダイレクトに会議室へアクセスできるリンクです。

スケジュール管理の招待リンクとは異なり、外部の方を招待することはできません。
外部の方を会議室に直接招待したい

 

Tips

  • モバイル端末や、横幅のせまいブラウザウィンドウを利用している場合は、コントロールメニューバーの三点マークをクリックすると「会議室をロック」「設定(個人設定)」「会議室から退室」ボタンが表示されます。

Screenshot 2023-09-25 at 10.53.00 AM.png

  • 利用中の会議室にスケジュール予約が入っている場合、予約時刻の10分前になると入室中のユーザーへ通知します。予約時刻の5分前までは「後で通知」ボタンが表示され、クリックすることで5分前に再度通知を受け取ることが可能です。
    スケジュール管理

Screenshot 2023-09-25 at 10.50.16 AM.png

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